Sách trắng doanh nghiệp Việt Nam 2022 của Tổng cục Thống kê cho biết: "Theo số liệu từ cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (Bộ Kế hoạch và Đầu tư), tính đến thời điểm 31/12/2021, cả nước có 857.551 doanh nghiệp đang hoạt động,...". Trong đó chắc là có nhiều doanh nghiệp có những đơn vị trực thuộc sản xuất kinh doanh nhiều loại sản phẩm khác nhau. Do trang thiết bị của các đơn vị trực thuộc khác nhau, số lượng công nhân khác nhau, tay nghề của công nhân cũng khác nhau, mỗi nơi có một thế mạnh riêng và số loại sản phẩm sản xuất được của từng nơi cũng có thể khác nhau (có những nơi chỉ sản xuất được 2 hoặc 3 loại sản phẩm) nên khi sản xuất cùng loại sản phẩm thì thời gian sản xuất của từng nơi cũng có thể khác nhau. Ngay cả khi mua sản phẩm thì chi phí để mua cùng loại hàng của các đơn vị cũng có thể khác nhau và số loại hàng các đơn vị mua được cũng có thể khác nhau. Doanh nghiệp nào chẳng muốn phát triển sản xuất kinh doanh để thu được rất nhiều lợi nhuận nên việc phân công hợp lý cho các đơn vị trực thuộc sản xuất kinh doanh là vô cùng quan trọng. Nhu cầu thị trường rất phức tạp, không phải cứ cho tăng đều lên theo tỷ lệ so với dự kiến ban đầu là được, mà có sản phẩm cần tăng thêm nhiều, có sản phẩm chỉ cần tăng thêm ít, có sản phẩm không cần tăng thêm và có sản phẩm có thể giảm bớt. Vậy có công cụ gì rất đơn giản, rất dễ sử dụng để giúp cho các doanh nghiệp làm việc này đồng thời đáp ứng được nhu cầu của thị trường hay không? Câu trả lời như sau:
1. Có thể sửa đổi mở rộng bài toán vận trù về phân công máy thành bài toán phân công sản xuất kinh doanh và giải rất dễ dàng ngay trên bảng tính EXCEL:
Tôi thấy ngày nay bài toán về phân công máy ngoài việc có thể sử dụng trong phân xưởng của một số nhà máy còn có thể mở rộng ra cho việc phân công sản xuất, phân công kinh doanh cho các đơn vị trực thuộc doanh nghiệp và cũng có thể mở rộng ra cho những việc khác nữa, thí dụ như phân công làm những nhiệm vụ gì đó cho từng người, từng nhóm người hoặc từng bộ phận trực thuộc. Vì thế tôi đã sửa lại bài toán đã đăng trong Tập san Lâm nghiệp số 2 – tháng 2 năm 1969 cho phù hợp với tình hình hiện nay để tính ngay trên bảng tính EXCEL cho người dùng dễ sử dụng.
2. Thí dụ minh họa:
Hiện nay tôi đã làm được các file EXCEL để dùng cho các doanh nghiệp có từ 4 đến 8 đơn vị trực thuộc cần sản xuất kinh doanh tối đa 10 loại sản phẩm. Để người xem dễ hình dung hơn về những file này và cách sử dụng chúng rất dễ dàng, xin phép tính thử trường hợp trung bình là có 6 đơn vị sản xuất trực thuộc.
Việc đầu tiên là phải nhập số liệu vào biểu Số liệu ban đầu. Khi định sản xuất sản phẩm nào ta cần xét xem những đơn vị trực thuộc nào có thể làm được và sản xuất mỗi sản phẩm đó sẽ mất bao nhiêu ngày công, vì thế ta cần ước tính để điền số liệu vào các dòng Thời gian SX 1 SP, nơi nào không sản xuất được hoặc rất khó ước tính ta nên cho vào ô đó số chẵn lớn hơn nhiều so với các ô khác cùng hàng như số 100 hoặc 1.000 chẳng hạn, khi máy tính chạy nó sẽ không bao giờ chọn ô có giá trị lớn như thế. Lưu ý là tất cả các ô trong 10 dòng Thời gian SX 1 SP đều phải có số liệu, nếu còn ô chưa có số liệu thì ngay trên đầu biểu sẽ xuất hiện chữ đỏ Chưa đủ số liệu, cần bổ sung ngay số liệu cho đến khi hết chữ đỏ này. Nếu số loại sản phẩm ít hơn 10 thì ta cứ gán cho Thời gian SX 1 SP ở các ô chưa có sản phẩm đó số bất kỳ hoặc số rất lớn như số 100 hoặc 1.000 chẳng hạn. Nhập tổng số ngày công của từng đơn vị trực thuộc ngay trên dòng số đầu tiên của biểu, nếu đơn vị nào không có số liệu thì coi như không có đơn vị đó. Không cần thiết phải tính trước phương án phân công sản xuất, chỉ cần nhập dự kiến sản phẩm vào ngay cột số đầu tiên của biểu, nếu sản phẩm nào không có số liệu thì coi như không sản xuất sản phẩm đó. Như vậy ta sẽ có biểu với các số liệu giả định được nhập vào như sau:
Số trong ô ở ngay dưới Tên sản phẩm là tổng các số trong cột số đầu tiên của biểu do máy tính tự tính toán.
Nhập mã rồi bấm phím Tính ban đầu, máy tính sẽ dựa vào số ngày công của từng đơn vị trực thuộc, tổng số sản phẩm từng loại và những ô có Thời gian SX 1 SP nhỏ nhất trong hàng đồng thời vẫn còn ngày công để tự tính phương án ban đầu, rồi kiểm tra những nơi có khả năng tạo thành vòng và kiểm tra tối ưu. Nó chạy khoảng 2 phút 30 giây sẽ cho ra Biểu tính toán như sau:
Trong biểu này phần lớn các ô hoàn toàn bị khóa, chỉ còn những ô trong 10 dòng Số lượng sản phẩm không bị khóa để có thể điều chỉnh cho có phương án tốt hơn. Nếu dự kiến ban đầu quá lớn hoặc khá tốt thì nhiều đơn vị trực thuộc đã sử dụng hết ngày công và một vài sản phẩm ở phía cuối biểu sẽ không đủ so với dự kiến ban đầu, phía bên phải biểu sẽ có một vài số âm, nhưng dòng Ngày công còn thừa ở cuối biểu cũng có chỗ có số liệu, chứng tỏ có những đơn vị trực thuộc chưa sử dụng hết ngày công. Ta nên dùng các ngày công còn thừa này để tăng thêm sản phẩm cho những nơi còn thiếu. Nếu đã sử dụng hết ngày công còn thừa mà bên phải biểu vẫn còn số âm chứng tỏ dự kiến ban đầu quá lớn, ta nên giảm bớt một số sản phẩm cho tương đối phù hợp với nhu cầu thị trường. Nếu bên phải biểu không còn số âm mà vẫn chưa sử dụng hết ngày công còn thừa, ta tiếp tục dùng nó để tăng thêm một số sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu thị trường. Trong trường hợp ngay trên đầu biểu Số liệu ban đầu vẫn còn chữ đỏ Chưa đủ số liệu, mà vẫn cứ nhập mã rồi bấm phím Tính ban đầu, máy tính vẫn chạy nhưng sẽ cho ra kết quả là trong Biểu tính toán không dòng nào có sản phẩm.
Do dự kiến ban đầu hơi thấp nên mặc dù phía trên biểu đã có chữ Đã tối ưu chứng tỏ đã được phân công khá hợp lý, nhưng ở dòng cuối biểu Ngày công còn thừa vẫn còn tới 172.749 ngày công chưa sử dụng đến, so với tổng ngày công sản xuất của toàn doanh nghiệp chiếm đến 4,55% ghi rõ trong ô màu hồng ở ngay đầu dòng này. Nên dùng các ngày công còn thừa này để tăng thêm sản phẩm cho những nơi cần tăng thêm theo nhu cầu của thị trường cho đến khi ô màu hồng chỉ còn 0,00.
Tôi đã để các ô về số lượng sản phẩm dưới dạng mở và không ẩn để có thể dễ dàng nhập hoặc sửa số ở các ô đó. Khi nhập số lượng sản phẩm vào ô nào đó thì số lượng của ô trong dòng Ngày công còn thừa của đơn vị trực thuộc đó sẽ bị giảm bớt. Muốn nhập hoặc sửa số để sử dụng hết số lượng ngày công còn thừa ta chỉ cần xóa số lượng của ô đó (nếu đã có), ngày công còn lại của đơn vị trực thuộc đó sẽ dồn xuống dòng Ngày công còn thừa, sau đó ngay trong ô đó ta chia số mới trong dòng Ngày công còn thừa của đơn vị trực thuộc đó cho Thời gian SX 1 SP ở ngay phía trên ô đó. Khi đó số tương ứng trong dòng Ngày công còn thừa sẽ không còn nữa hoặc chỉ còn rất nhỏ. Khi tính toán biểu này không sợ bất kỳ ô nào trong dòng Thời gian SX 1 SP bị thay đổi vì chúng đã hoàn toàn bị khóa, còn các ô trong dòng Ngày công còn thừa cũng đã hoàn toàn bị khóa và chúng chỉ tự thay đổi khi có ô trong dòng Số lượng sản phẩm của cùng đơn vị trực thuộc thay đổi mà thôi.
Bấm phím Tính tối ưu, máy tính kiểm tra những nơi có khả năng tạo thành vòng và kiểm tra tối ưu làm cho các ngày công còn thừa được dồn xuống dòng cuối cùng nhưng số lượng sản phẩm từng loại vẫn không thay đổi so với trước khi bấm phím điều khiển. Nó chạy khoảng 2 phút 30 giây sẽ cho ra Biểu tính toán mới như sau:
Ngay trên đầu biểu cho ta biết tăng so với ban đầu 33.267 sản phẩm, nhưng có chữ Chưa tối ưu chứng tỏ việc phân công trong biểu chưa tốt lắm và khi bấm phím điều khiển lần sau thì máy tính sẽ phải sửa lại cho tốt hơn. Ngày công còn thừa ở cuối biểu vẫn còn 605 ngày công và ô màu hồng vẫn là 0,02. Các số bên phải biểu là số sản phẩm từng loại tăng thêm so với dự kiến ban đầu. Nên ta phải căn cứ vào nhu cầu của thị trường tiếp tục giải quyết nốt số ngày công còn thừa này cho đến khi ô màu hồng chỉ còn 0,00. Bấm phím Tính tối ưu lần nữa, máy tính cũng chạy khoảng 2 phút 30 giây sẽ lại cho ra Biểu tính toán mới hơn như sau:
Trên đầu biểu có chữ Đã tối ưu và ô màu hồng ở cuối biểu là 0,00. Bài toán đã được giải quyết xong và đã tăng so với dự kiến ban đầu 33.366 sản phẩm, chi tiết tăng thêm từng loại sản phẩm ở ngay bên phải biểu. Tuy nhiên dòng Ngày công còn thừa vẫn còn 45 ngày công, ta có thể dùng nó để tăng thêm 6 sản phẩm 10 trong đó đơn vị trực thuộc B còn 15 ngày công tăng thêm 2 sản phẩm, đơn vị trực thuộc C còn 22 ngày công tăng thêm 3 sản phẩm và đơn vị trực thuộc E còn 9 ngày công tăng thêm 1 sản phẩm, nhưng vì chúng quá nhỏ so với toàn đơn vị nên ta chỉ cần điều chỉnh tăng thêm và không cần bấm tiếp phím Tính tối ưu cho đỡ mất thời gian.
Ngoài ra còn có các biểu: Phương án sản xuất, Sản phẩm trong kỳ, Sản phẩm và thời gian sản xuất trong kỳ. Các biểu này hoàn toàn bị khóa và số liệu được tự động chuyển từ Biểu tính toán sang.
3. So với bài báo đã đăng trên Tập san Lâm nghiệp từ đầu năm 1969 thì bài toán trong các file này đã hơn hẳn như sau:
3.1. Người sử dụng không cần phải tính trước phương án ban đầu:
Ngay trong phần thí dụ minh họa ta đã thấy rõ điều này, cụ thể là chỉ cần nhập 3 loại số liệu vào biểu Số liệu ban đầu, nhập mã rồi bấm phím Tính ban đầu, máy tính sẽ tự tính phương án ban đầu có khả năng còn tốt hơn phương án do người tính toán.
Nếu có thêm phương án ban đầu thì chỉ có tác dụng là có thể so sánh với phương án tối ưu mà thôi. Không những thế nếu phương án ban đầu có chỗ tính sai thì ngay đầu biểu Số liệu ban đầu sẽ có chữ Tính sai, nhìn vào phía dưới biểu và bên phải biểu sẽ biết được đã tính sai ở đâu và sai bao nhiêu. Sau khi sửa hết các chỗ sai, nhập mã rồi bấm phím Tính lại, máy tính chạy khoảng vài phút sẽ cho ra phương án mới trong Biểu tính toán tốt hơn, cụ thể là sản phẩm từng loại vẫn như cũ, nhưng dòng cuối biểu cho thấy vẫn còn có những đơn vị trực thuộc chưa sử dụng hết số ngày công sản xuất hoặc số tiền dùng để mua hàng. Làm tiếp các công việc như trên, ta có thể sửa thành phương án tối ưu.
3.2. Có thể phục vụ cuộc họp về việc phân công sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp:
Gần như trên các máy tính đều có bảng tính EXCEL nên chỉ cần có máy tính, có màn hình trên tường đủ lớn để người xem có thể thấy rõ những chi tiết trong bảng tính và 1 file EXCEL như trên là có thể dùng chúng phục vụ cuộc họp về việc phân công sản xuất kinh doanh của các thành phần chủ chốt trong doanh nghiệp như sau:
Nhìn vào biểu Số liệu ban đầu, các thành viên có thể góp ý để sửa lại cho phù hợp với thực tế hơn. Nhập mã rồi bấm phím Tính ban đầu, máy tính sẽ cho ra kết quả trong Biểu tính toán. Nhìn dòng Ngày công (hoặc Số tiền) còn thừa ở cuối biểu mới này, các thành viên có thể góp ý để tăng thêm sản phẩm cho phù hợp hơn với nhu cầu của thị trường. Bấm phím Tính tối ưu, máy tính chạy sẽ cho ra kết quả trong Biểu tính toán mới, các thành viên góp ý để tiếp tục tăng thêm sản phẩm cho đến khi có kết quả tối ưu. Số liệu trong các biểu thứ 2, thứ 4, thứ 5 được tự động chuyển đổi từ Biểu tính toán sang nên có thể in nó ra để phát cho các thành viên. Biểu thứ 2 là biểu về Phương án sản xuất (hoặc kinh doanh) trong kỳ, biểu thứ 4 là biểu về Sản phẩm sản xuất (hoặc mua) trong kỳ, biểu thứ 5 là biểu về Sản phẩm sản xuất (hoặc mua) và thời gian sản xuất (hoặc số tiền mua) trong kỳ, 3 biểu này đều có chi tiết đến từng đơn vị trực thuộc và từng loại sản phẩm. Khi có nhiều đơn vị trực thuộc thì biểu thứ 5 sẽ quá dài, muốn xem từng đơn vị trực thuộc ta chỉ cần bấm phím ở phía trên sẽ có ngay biểu của đơn vị tương ứng, bấm phím Trở về vị trí cũ sẽ về ngay biểu thứ 5.
3.3. Chữ viết trong các biểu có thể dùng chữ Việt hoặc chữ nước ngoài:
Ngay trang tính đầu tiên đã có những dòng chữ màu xanh không bị khóa để tự động chuyển sang các trang tính khác. Trong trang tính thứ hai cũng có chỗ có chữ màu xanh để có thể sửa lại cho phù hợp hơn. Tất cả chữ trong các biểu đều là từ những chữ màu xanh chuyển đến. Các chữ màu xanh này đều có thể là chữ Việt hoặc chữ nước ngoài, vì thế người bất kỳ nước nào cũng có thể dùng được các file này.
4. Mời dùng thử các file làm công cụ phân công sản xuất kinh doanh các loại sản phẩm:
Hiện nay tôi đã làm được 10 file EXCEL dùng cho các doanh nghiệp trong việc tính toán phương án sản xuất kinh doanh sao cho đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất đồng thời phù hợp với nhu cầu của thị trường. Thời gian dùng thử cho đến hết ngày 31/12/2023, mã của các file này đều là Den311223. Thời gian máy tính chạy sau mỗi lần bấm phím điều khiển của các file này như sau:
Đây là thời gian chạy trên máy tính của tôi, còn các máy tính khác tốt hơn, sử dụng bảng tính EXCEL mới hơn thì thời gian máy tính chạy sẽ giảm bớt.
Trong từng file đã có thí dụ và hướng dẫn sử dụng. Chỉ cần người biết sử dụng sơ bộ bảng tính EXCEL là có thể sử dụng được các file này. Người dùng thử có thể dùng ngay các số đã có trong thí dụ này hoặc thay bằng các số liệu khác để tính thử. Các doanh nghiệp có thể đưa ngay số liệu của đơn vị mình vào để tính toán rồi copy các kết quả tính toán sang file EXCEL khác.
Hiện nay làm việc với các doanh nghiệp về việc áp dụng vận trù học hoặc tối ưu hóa còn gặp rất nhiều khó khăn vì họ chưa tin rằng toán học có thể giúp họ làm những việc cần thiết. Tôi thấy muốn doanh nghiệp tin tưởng vào vận trù học hoặc tối ưu hóa có thể mang lại nhiều lợi ích cho sản xuất kinh doanh, trước hết các nhà toán học cần cung cấp rộng rãi cho họ các thông tin về nó đã giải quyết được những vấn đề gì và ở đâu đã sử dụng? Tốt nhất là nên cung cấp miễn phí cho họ một công cụ tính toán tối ưu đơn giản rất dễ sử dụng để họ tự dùng thử trước. Hiện nay tôi đã có sẵn 10 file EXCEL dùng làm công cụ tính toán phương án sản xuất kinh doanh tốt nhất rất dễ sử dụng như đã trình bày ở trên để cung cấp cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn dùng thử. Doanh nghiệp hoặc bất kỳ ai muốn dùng thử file nào xin gửi thư điện tử cho tôi theo địa chỉ [email protected] tôi sẽ xin gửi lại file đó.
Rất mong sự quan tâm và giúp đỡ của mọi người.
Bài viết đã được chỉnh sửa nội dung bởi canlevinh: 07-06-2023 - 15:15
